Met SharePoint kun je op een simpele manier informatie delen, zowel met collega’s als met klanten of leveranciers. Met de slimme interne zoekmachine zijn documenten makkelijker terug te vinden dan bij traditionele gegevensopslag. En het heeft een doordacht extraatje: versiebeheer. Je werkt samen aan het meest recente bestand.

#1. Nòg efficiënter werken met SharePoint

Weet je al iets over de mogelijkheden van SharePoint? Mooi! Bedenk dan samen met collega’s hoe je nòg efficiënter kunt werken. Met SharePoint kun je heel veel, maar begin eerst ‘klein’ en bouw daarna verder uit. Heb je ideeën nodig? We helpen je graag, bijvoorbeeld met een whiteboard sessie.

#2. Procesverbetering

Weet je welk proces je in eerste instantie wilt verbeteren? Combineer dan je kennis van jouw organisatie met je kennis van SharePoint. Daarnaast kun je ons uitnodigen voor de invulling van de technische aspecten. Dan bedenken we samen de lijnen van het nieuwe proces en kleuren wij de plaatjes voor je in.

#3. Bepaal de metadata

Inventariseer welke documentsoorten binnen de organisatie worden opgeslagen. Denk in termen van ‘factuur’, ‘brochure’ of ‘presentatie’. Bepaal daarna welke gegevens (zoals datum, status of onderwerp) relevant zijn om als metadata weer te geven. Ingewikkeld? Laat ons jou helpen om het simpel te maken.

#4. SharePoint-ambassadeurs

Vind ‘SharePoint-ambassadeurs’ binnen jouw eigen organisatie. Betrek deze mensen bij de implementatie om de rest van de organisatie te enthousiasmeren. Wanneer de meerderheid er met een positieve blik naar kijkt, heeft dat een gunstig effect op andere medewerkers. Daarmee leg je de basis voor een succesvol SharePoint project.

#5. Train-de-trainer

Heb je jouw ambassadeurs gevonden? Werk dan volgens het ‘train-de-trainer’ principe. Geef ze een gedegen opleiding waardoor ze later in het traject andere medewerkers in jouw eigen omgeving kunnen trainen. Dat maakt het herkenbaar en praktisch toepasbaar.

#6. Beveiliging en rechten

Heb je al nagedacht over de beveiliging en de rechten? Hoe ziet de rechtenstructuur eruit? Ga je bestanden, bibliotheken of subsites delen met externen? Maak een medewerker verantwoordelijk voor een bepaalde bibliotheek of subsite/projectensite, die bewaakt hoe, wat en met wie er wordt gedeeld.

#7. Nog meer beveiliging

SharePoint is altijd en overal beschikbaar. Maar wil je dat jouw medewerkers altijd en overal alles met de bestanden kunnen doen? Mag een medewerker op vakantie via openbare WiFi documenten openen, bewerken of kopiëren naar een locatie buiten SharePoint om? Daar hebben we prima beveiligingstools (en -tips) voor!

#8. Nieuwe bedrijfsprocessen

Bedenk los van de bestaande bedrijfsprocessen waar op dit moment de grootste uitdagingen op het gebied van communicatie en samenwerking binnen jouw organisatie liggen. SharePoint biedt de tools om bedrijfsprocessen anders in te richten, waarmee je misschien juist die uitdagingen tackelt.

#9. Formuleer beleid

Omdat SharePoint talloze mogelijkheden heeft, moet je keuzes maken. Aan de hand daarvan kun je beleid formuleren. Welke functionaliteiten blokkeer je, maar belangrijker nog: welke functionaliteiten stel je open? Binnen welke grenzen en wie is waarvoor verantwoordelijk? Als je hulp nodig hebt, weet je ons te vinden…

Oh ja!

Wat SharePoint ook zo aantrekkelijk maakt, is de eenvoudige koppeling met online services als Power BI. Daarmee kun je managementgegevens en -rapporten genereren die in overzichtelijke dashboards worden weergegeven. Omdat Power BI feilloos in SharePoint is geïntegreerd, kun je alles vanuit dezelfde plek oproepen. Supersimpel, superslim.

SharePoint? Ik kan er uren over doorgaan. Mag ik je helpen? Bel me dan op 06 22 20 56 16 of mail me: arwen@avantage.nl.

 

Laat een reactie achter